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Externer Datenschutzbeauftragter hat viele Vorteile

Datenschutzbeauftragter extern

Datenschutzbeauftragter intern oder extern?

Zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten sind Unternehmen und Auftragsverarbeiter unter bestimmten Voraussetzungen verpflichtet. Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) kann aber auch auf freiwilliger Basis benannt werden.

Wenn nach sorgfältiger Abwägung der Kriterien festgestellt wurde, dass ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benötigt, stellt sich die entscheidende Frage nach der Organisation dieser Stelle. Sie können sich für einen internen Datenschutzbeauftragten (DSB) aus dem Kreis Ihrer Mitarbeiter oder einen externen Dienstleister entscheiden. Beide Organisationsformen bieten verschiedene Vor- und Nachteile, die es im Einzelfall abzuwägen gilt.

Ein interner DSB, der die Unternehmensführung in allen Fragen des Datenschutzes und des Datenschutzmanagements beraten und überwachen soll, unterliegt bei seiner Tätigkeit regelmäßig Interessenkonflikten. Daher sind diverse Positionen im Unternehmen von der Benennung als Datenschutzbeauftragter ausgeschlossen. Insbesondere die Geschäftsführung, Marketingleitung, IT-Leitung und die Leitung der Personalabteilung kann nicht als DSB benannt werden.

In dieser, der Minimierung von Interessenkonflikten dienenden Regelung, liegt aber auch der größte Nachteil des internen Datenschutzbeauftragten, denn es wird sich in der Regel um einen Mitarbeiter handeln, der einerseits unabhängig agieren soll, dem  aber andererseits die Augenhöhe gegenüber übergeordneten Hierarchien  fehlt. Damit diese Konstruktion im Sinne des Datenschutzes funktioniert, bedarf es einer umfangreichen Unterstützung des Datenschutzbeauftragten durch alle relevanten Unternehmensteile, insbesondere aber durch die Unternehmensführung. Nur so lassen sich die Branchen- und Unternehmenskenntnisse des internen DSB sinnvoll und effektiv nutzen.

Dabei muss aber dem DSB auch ein ausreichender Freiraum für die Datenschutztätigkeit gewährt werden. Es gilt die bisherige Tätigkeit des Mitarbeiters neu zu organisieren und die Stelle des DSB zu beschreiben. Neben der allgemeinen Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten muss auch die Erlangung der Fachkompetenz in Datenschutzfragen berücksichtigt werden. Planen Sie als Unternehmen für einen internen Datenschutzbeauftragten unbedingt entsprechende Fortbildungen und Lehrgänge ein.

Neben Interessenkonflikten, Umstrukturierungen im Unternehmen von Unternehmen und der oftmals fehlenden Augenhöhe wird von Unternehmen häufig argumentiert, dass die erweiterten Kündigungsschutzregeln gegen einen internen DSB sprechen.

Nachfolgend haben wir die relevantesten Vor- und Nachteile von internen und externen Datenschutzbeauftragten zur  besseren Übersicht zusammengestellt.

Vorteile des internen Datenschutzbeauftragten

  • hohe Kenntnis der Abläufe und Prozesse im Unternehmen
  • Kenntnis der relevanten Abteilungen und Personen

Nachteile des internen DSB

  • Interessenkonflikte sind vorprogrammiert
  • häufig fehlt die notwendige Fachkenntnis des Mitarbeiters , Fortbildungen sind notwendig
  • Angestellter muss die Unternehmensführung in zentralen Fragen beraten und überwachen , es fehlt die Kommunikation auf Augenhöhe
  • es fehlt der neutrale Blick auf die Prozesse im Unternehmen
  • Datenschutzbeauftragter unterliegt strengen Kündigungsschutzregelungen
  • zusätzliche Belastung des Mitarbeiters, für KMUs stellt das häufig ein Problem dar
  • Haftung für falsche Beratung in Datenschutzfragen bleibt beim Unternehmen

Vorteile des externen Datenschutzbeauftragten (DSB)

  • hohe Fachkenntnis ist vorhanden. Kein zusätzlicher Fortbildungsaufwand für das Unternehmen
  • keine Interessenkonflikte
  • Unabhängiger, neutraler Blick auf Datenschutzprozesse
  • externer Experte berät auf Augenhöhe
  • Verträge externer Datenschutzbeauftragter sind in der Regel befristet, das Unternehmen gewinnt an Flexibilität
  • der externe DSB haftet für seine Tätigkeit

Nachteile des externen DSB (Datenschutzbeauftragten)

  • fehlende Branchen- und Unternehmenskenntnis
  • Einarbeitung in die Unternehmensabläufe notwendig
  • Intensivere Einarbeitungs- und Auditierungsphase

Sprechen Sie uns bei Fragen und Anmerkungen zum Themenfeld des Datenschutzbeauftragten gerne unverbindlich an. Sollte Ihr Unternehmen aus Kiel, Schleswig-Holstein oder Norddeutschland einen Datenschutzbeauftragten benötigen, so stehen wir Ihnen für ein erstes, unverbindliches Beratungsgespräch  gern zur Verfügung.